Este é o campeão de autuações. A Vigilância Sanitária abre o armário, conta 15 ampolas de Fentanil, mas o livro diz 18. Para a lei, essas 3 ampolas desaparecidas configuram desvio de entorpecentes. O resultado? Multa altíssima, apreensão do lote, denúncia ao Ministério Público e possível interdição cautelar da clínica. Controle o estoque em tempo real — nunca deixe acumular.

O livro de psicotrópicos tem valor de documento oficial. Jamais use corretivo (errorex), rasurar dados para torná-los ilegíveis ou, na pior das hipóteses, arrancar uma folha. Cometeu um erro na linha? Escreva a palavra "DIGO", insira o dado correto na frente e peça para o RT rubricar ao lado justificando. Rasuras implicam suspeita de fraude documental.

Muitos gestores deixam para "passar o livro a limpo" apenas na sexta-feira ou no fim do mês. A Portaria 344/98 exige que a escrituração acompanhe a movimentação real. Se a fiscalização chegar na quarta-feira e a cirurgia de terça não estiver registrada — com a respectiva baixa no frasco — sua clínica está em não conformidade flagrante, mesmo que tudo seja verdadeiro.

Comprar um livro de ata na papelaria não é o suficiente. A página 1 deve conter o Termo de Abertura e a última o Termo de Encerramento. Ambos precisam, obrigatoriamente, ser levados à Vigilância Sanitária local para receberem o carimbo e o visto da autoridade sanitária antes do livro começar a ser usado. Um livro sem visto é um livro nulo.

Para cada medicamento controlado humano dispensado ou utilizado, deve haver o arquivamento da Notificação de Receita (Amarela ou Azul) e da respectiva receita. Receitas sem identificação completa do emitente, sem a espécie do animal ou sem o endereço do tutor anulam a validade da movimentação no livro — mesmo que o medicamento exista fisicamente.